Granskningen visar på brister
Granskningen visar på flera brister när det gäller internkontrollarbetet i kommunen, vilka ytterst handlar om att kommunens riktlinjer inte fullt ut är implementerade och inte efterlevs av kommunstyrelsen och nämnderna. Det är också ett uttryck för att kommunstyrelsen brister i sin uppsiktsplikt över den interna kontrollen i kommunen.
Granskningen visar också att Kommunstyrelsen brister i sin uppsiktsplikt över den interna kontrollen samt att kunskapen om nämndernas och ledamöters ansvar för internkontrollen varierar. En betydande andel av ledamöterna upplever inte att de har tillräcklig kunskap för att fullt ut ta sitt ansvar för styrelsens/nämndens interna kontroll.
Det gäller också upplevelsen av delaktighet i nämndernas risk- och väsentlighetsanalyser samt framtagande av internkontrollplaner. Detta sammantaget visar att den interna kontrollen i kommunen i dessa avseenden inte är tillräcklig och ändamålsenlig.
Revisorerna rekommenderar bland annat:
- Kommunstyrelsen bör tillse att nämnderna har aktuella rutiner som svarar upp emot de kommungemensamma riktlinjerna och att rutiner och system är tillräckliga och ändamålsenliga.
- Att säkerställa att samtliga förtroendevalda, både ordinarie ledamöter och ersättare, har kännedom om sitt ansvar för intern kontroll, samt tillräcklig kunskap för att kunna ta sitt ansvar för interna kontroll.
- En utbildning för tjänstepersoner i syfte att säkerställa chefs- och medarbetaransvaret för verksamheternas interna kontroll.
- Nämnder och bolag ska rapporterar sitt internkontrollarbete till kommunstyrelsen minst tre gånger per år.
- En kommungemensam mall som stöd för uppföljning och avrapportering av den interna kontrollen.
- En årlig rapport som omfattar en utvärdering av kommunens samlade system för intern kontroll, baserad på motsvarande analys och bedömning från respektive nämnd av dess internkontrollarbete.
Åtgärder för ökad internkontroll
I den nya kommunstaben har uppdraget att hantera intern kontroll stärkts genom bildandet av avdelningen ”planering och analys”. Där samlas samordning och stöd i frågor om styrning, planering och uppföljning. En verksamhetscontroller med specialistkompetens inom riskanalys och intern kontroll har anställts.
Kommande åtgärder:
- En utbildning för både tjänstepersoner och politiker.
- Riktlinjer för intern kontroll kommer att ses över. De nya riktlinjerna ska börja gälla från och med januari 2021.
- Rutiner ska tydliggöras och samordnas för att stärka den interna kontrollen.
- Hanteringen av de obligatoriska kontrollmomenten för respektive nämnd ska tydliggöras ytterligare.
Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet
Intern kontroll är ett viktigt verktyg för att säkerställa att kommunen bedriver en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Enligt kommunallagen är det styrelser och nämnder som ansvarar för den interna kontrollen.
– Kommunen har goda förutsättningar att bedriva intern kontroll genom koncerngemensamma riktlinjer och gemensamt systemstöd, säger Lenita Ericson, kommunstyrelsens ordförande, och avslutar:
– Arbetet med intern kontroll är något vi aldrig bör luta oss tillbaka kring och vara helt nöjda med hur vi hanterar. Jag välkomnar därför rekommendationerna från den granskning som kommunrevisorerna redovisat.
